Eficiencia y Efectividad: ¿Cómo transformar nuestras empresas para ser más competitivas?

Tamary Días Otero

Tomando en consideración la situación económica de la isla en un entorno cada vez más globalizado y competitivo, es necesario que todos re-evaluemos cómo nuestras empresas están operando e identificar, continuamente, iniciativas para mejorar la eficiencia y efectividad.

Hay un sinnúmero de metodologías que se pueden utilizar de guía para la implementación de iniciativas de mejoras de procesos. Unas de las metodologías más utilizadas, tanto en el sector público como el privado, es la combinación de Lean y Six Sigma. Ambas metodologías tienen base en la satisfacción del cliente: los negocios se componen de procesos que se inician con las necesidades de los clientes y el resultado debe ser un cliente satisfecho. Sin embargo, sus enfoques son distintos. Lean tiene como base la reducción de procesos y complejidad, mientras que Six Sigma se centra en la fiabilidad y efectividad de los productos y/o servicios.

¿Qué es Lean?

Lo que busca la metodología Lean es identificar y eliminar actividades que no agregan valor (desperdicios), lo que resulta en la reducción del tiempo de producción y/o servicios y costos. Los desperdicios se clasifican en ocho categorías:

  • Talento no utilizado
  • Inventario
  • Movimientos
  • Espera
  • Transportación
  • Defectos
  • Sobreproducción
  • Sobre-procesamiento 

Todos nosotros, ya sea en el trabajo o en nuestro diario vivir, hemos aplicado alguna de las herramientas de Lean. Lo que hace esta metodología es colocar orden y significado a esas actividades que ya hacemos comúnmente. Por ejemplo, ¿en su oficina alguna vez ha movido la fotocopiadora cerca de su escritorio? Esto es un ejemplo de eliminación de “movimientos” y “transportación”: ya no tiene que perder el tiempo en levantarse e ir al otro lado del piso a buscar sus papeles (movimiento) y tampoco tiene que cargar los papeles a su escritorio (transportación).

Otro punto interesante de esta metodología es que muchas organizaciones[1] la utilizan más como un modo de operación que una actividad individual.

¿Qué es Six Sigma? 

Six Sigma mejora el rendimiento enfocándose en los aspectos críticos de la calidad y eliminando las variaciones en los productos y/o servicios. Todo proyecto de Six Sigma utiliza el método de cinco fases DMAIC (por sus siglas en inglés):

  1. Definir
  2. Medir
  3. Analizar
  4. Mejorar
  5. Controlar 

Dentro de cada fase de DMAIC hay herramientas que se utilizan para obtener y medir la información necesarias. En proyectos de Six Sigma todas las mejoras deben ser probadas estadísticamente, por lo cual se necesita data antes, durante y después de implementar los cambios. Algo a tomar en consideración antes de empezar una iniciativa utilizando Six Sigma es que estas tienden a ser a largo plazo y requieren un equipo de trabajo que tenga conocimiento de estadísticas, por lo menos básico, para poder utilizar sus herramientas.

Lean vs. Six Sigma

Ambas metodologías tienen sus beneficios y desventajas. Lean es más fácil de implementar ya que las herramientas son sencillas y se pueden utilizar independientemente. Otra de las ventajas de Lean es que no se requiere de rigurosidad en la data como es el caso de Six Sigma. Si el propósito de la iniciativa es controlar la variabilidad de los productos y servicios brindados, y se cuenta con data y personal con el conocimiento requerido, entonces se recomienda utilizar Six Sigma.    

Tres factores importantes…

  1. Selección de metodologías y herramientas: La clave es llegar a un punto medio cuando se decida qué metodología(s) y herramienta(s) utilizar. Recuerde que estos métodos están establecidos para guiarnos, no para añadir más complejidad a algo ya complejo. Edúquese, pregunta a personas, organizaciones que hayan pasado por transformaciones similares y/o personas expertas en el tema. No queremos reinventar la rueda si no hay necesidad.
  2. Métricas: Las métricas tienen que estar definidas y discutidas con el liderazgo de la organización antes de empezar cualquier iniciativa. Eso nos asegura que todo el mundo está “en el mismo barco” y no se crean altas, o inalcanzables, expectativas. No vale de nada empezar a hacer cambios a través de la organización si no se mide lo que se está mejorando.
  3. Apoyo de toda la organización: Como se mencionó anteriormente, es indispensable contar con el apoyo del liderazgo e involucrar a todo el mundo en la organización (por ejemplo, desde el CEO hasta los analistas). El sentido de pertenencia va a ser clave a la hora de implementar este tipo de iniciativa, muchos cambios van a suceder, y sin sentido de pertenencia se pueden “quedar en la pizarra”.

En los próximos artículos discutiremos más a fondo las herramientas más utilizadas en la metodología de Lean.

[1] Ejemplos de compañías con sistemas de operaciones basados en Lean: Boeing “Boeing Production System”, UTC “Achieving Competitive Excellence (ACE)”